毎月取引先から送信されるファイルに不要なシートが含まれている。
毎月別な部署から配布されるファイルは使いづらいので全く見ていない。
毎月別な部署から届くグラフ付の集計表は見づらく項目も足りないので部署内で作り直しているなどなど。
利用されないファイル、つまり無用の長物になってしまっているファイルが送受信されてる事があります。
以前は使ってたけど、今はいらないんだよね・・と言いつつ、そのままになってるケースも。
えぇー？と思うかもしれませんが、よくある話です。
送ってくれている取引先や部署に、使ってないことを伝えてます？
と質問すると、多くの場合「いいえ」とおっしゃいます。
多くの人が悪気はないけど、スルーしてしまうようです。
せっかく送ってくれるのに悪いと、変な気を遣う方もいます。
でもそれは残念ながら相手を気遣ってる事にはなりません。
業務が変わって不要になったのに習慣として続けてるだけだったりします。
誰か使ってる人がいるならまだいいのです。
もし誰も使ってないとしたら・・・
そのファイルを作っている担当者は、ムダな作業をしていることになってしまいます。
もしかしたら、何時間もかけて作ってるかもしれません。
もともと、あなたの前任者から指示されたものだからと、わざわざ作ってるかもしれません。
あなたのところはいかがでしょう？
誰かから定期的にファイルをもらってますか？
誰かに定期的にファイルを送ってますか？
今やりとりしてるファイルは利用者がいるのか、使いづらいファイルになってないか
ぜひ見直してくださいね。
業務は常に変わっていきます。
変化の大小の差はあるものの、何も変わらない業務というのはほとんどありません。
業務の変化に伴って、使うファイルや資料のレイアウトなども変わっていくものです。
定期的に情報交換するだけで、お互いのムダな作業や資料作りが軽減するかもしれません。
それもExcel業務の改善の一歩です。