受講者でメルマガ読者の方からこんな質問がありました！
エクセルの集計表で
計算式が入力されている行の入替を簡単に行う事はできますか？
最も効率がよく間違えなくできる方法もご教授いただけないでしょうか。
答えは・・・
もちろん「はい！あります」
エクセルの計算式も入力データも行の入れ替えは簡単にできます！
たとえば上記のような表があるとします。
これは明細表をもとに、支店ごとの前年実績と今年実績を集計。
さらに前年比も計算しています。
今年実績には明細表をもとに売上年月と支店が合致した明細を集計してくれるSUMIFS関数が入力されています。
前年比には今年÷前年の計算式が入力されています。
「前年比」と「今年実績」の行を入れ替えたい
エクセルの計算式を一生懸命考えて作った集計表は
できるだけ変更したくないですよね。
特に前任者が作った表をそのまま使っている場合など
極力、触りたくないというのが本音だと思います。
しかし残念ながら
エクセルの資料に見直しはつきもの。
ある程度使ったら
ほとんど見直しや業務に合わせた修正が出てきます。
エクセルの行や列を入れ替える場合
中身がデータなら特に意識することなく
切り取ったらコピーしたりできると思います。
でも計算式だと
違う内容にならないか不安ですよね。
基本的にこの手順で大丈夫です！
移動したい箇所を切り取り
「切り取ったセルの挿入」で移動
計算式は正しく移動されます。
もし心配な時は次の手順で作業してください。
- 現在の集計表をコピーし空いてる箇所に値で貼っておく
- 移動したい箇所を切り取る
- 切り取ったセルの挿入で移動する
- １の内容と照らし合わせ数値が変わっていないか検証
- １で貼り付けた内容を消去
計算式を変更する時は
自分の意図した内容と違う内容にならないか心配です。
だから
事前にバックアップとして
シートやファイルをコピーしたりします。
大幅な変更の時はそれも大切ですが
今回のようにちょっとした変更で
バックアップを取るのは面倒ですよね。
そんな時は空いてるスペースにちょっとコピーしておきます。
この時普通にコピペしてはダメですよ。
コピペだと計算式がコピーされてしまうので
結果が違ってしまい確認用に使えません。
計算式に「＄」が付いていたら要注意！やり方が違います。
計算式に「＄」が付いているもの
見たことありますか？
これは計算式をコピーする時に
セル番地がずれないよう固定するために使います。
範囲指定がその代表例です。
計算式にこの「＄」がついている時は注意が必要です。
やり方が違う場合があるからです。
計算式内のどのセルに「＄」が付いているかがポイントです。
移動したセルを指定している計算式は要注意です。
移動後はセル番地が変わりますからね。
上記の内容でいくと
今年実績は明細表をもとに売上年月と支店が合致した
明細の集計する計算式が入っています。
前年比には今年÷前年の計算式が入力されています。
その中で「＄」が付いているセル番地のうち
移動した行に関連のある個所を確認します。
移動後も正しいセル番地になっていればOKです。
もし正しく変わっていない場合は
セル番地を正しく修正してくださいね。
大量にある場合は「置換」機能を利用すると便利ですよ。
［ホーム］タブにある「置換」機能です。
計算式も置換の対象になります。
ぜひ活用してくださいね！