Excel業務改善コンサルタントの小野です。
先日、ある企業の社員研修のうち合わせ中に、こんな話がありました。
「ところで、在宅スタッフのタスクやメールのやりとりなどExcelで管理しようと思っています。」
やりたいことは次の3つ。
- タスクの進捗状況
- メールのやりとり
- ファイルの共有
あなたならどう考えますか？
世の中にはいろんなソフトがありますよね。
Excelはソフトの一つ。
Excelを使うメリット、デメリットを考えていくとブレずに考えやすいですね。
Excelにも不得意な事はあります
今回のようなケースで
いつもExcelを使っているから
どんな事でもExcelでやってます～～～
という方は要注意ですよ。
Excelは仕事をするうえでの道具です。
たとえば・・
申込書の作成や送付案内、チラシなどもすべてExcelで作ってます～という方。
これはExcelの特徴を活かせないばかりか、使いにくい道具を選んでしまっているということになります。
Excelは表計算ソフトです。
計算式を使って集計したり分析したりするのが得意です。
それに付随するものとしてグラフやデータベース機能が付いています。
ということで冒頭の話に戻すと・・
冒頭の話でポイントは2つです。
まず1点目は在宅スタッフさん用なので、インターネット上でのやりとりだということ。
そして2点目は集計・分析作業ではないということ。
1点目のポイントで、これはもうExcelは不向きです。
インターネット経由で使えるサーバーを用意し、特定の人だけアクセスできるフォルダを作り、Excelファイルを保管することは可能です。
しかし基本的に、Excelは更新作業を同時進行で複数人が行うことはできません。
誰かが開いていると、「読み取り専用」で開きますか？というメッセージが表示されますよね。
読み取り専用で開き更新作業を行うことはできますが、その人がファイルを閉じないと上書きできません。
またもし先に開いた人が入力中だったら、自分がその入力する前の状態に戻してしまう危険があります。
Excelにもファイル共有の機能はありますが、共有設定することによって他のいろんな機能が制限されるので使いづらくなります。
仮にGoogleドライブにファイルを保存し、それを共有するのであればGoogleのスプレッドシートを使うことになります。
スプレッドシートは更新作業を同時進行できますがExcelより機能が少ないので正直不便です。
今回のケースでExcelを使うメリットは見つかりません。
デメリットのほうが多いです。
今回のようなケースではグループウェアを使うのが最適。
企業ではIBMのLotus Notesが一般的ですね。
自営業や小企業、他社とのコラボレーションで導入するなら、無料でも使えるサイボウズがオススメ。
Excelを無理矢理使うより、操作が簡単な専用ソフトを使ったほうが、作業効率が数倍上がりますよ。
適切な道具を選択することが重要です。
ご相談やご質問がありましたら、Excel業務改善コンサルタントの小野 眸までご連絡ください。
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